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3 erreurs à éviter pour la rédaction d’un compte-rendu

Le compte-rendu ou le procès-verbal de réunion est très important. Celui-ci permet de garder une trace écrite de la réunion, de connaître les avancés sur certains sujets et sera dans vos archives pendant plusieurs années. Ainsi, nous vous proposons un article des erreurs à éviter et surtout nos conseils pour la rédaction d’un compte-rendu de réunions d’entreprises.

1. Ne pas oublier d’être objectif

Lorsque vous rédigez un compte-rendu de réunion CSE, alors que vous êtes représentant du personnel, il est parfois difficile de rester objectif.

L’importance du compte-rendu ou procès-verbal de réunion est de relater les faits et les interventions de façon neutre. Soit de ne pas laisser ses sentiments prendre le dessus sur la rédaction. Lors d’échanges houleux entre les différents syndicats ou entre la direction et les représentants du personnel, il est parfois plus simple d’avoir une personne extérieure pour rédiger le compte-rendu.

De plus, la prise de notes en séance faite par une rédactrice externe, comme nous le proposons par A.S.E. vous permet de rester concentré sur la réunion et de participer aux échanges.

C’est ainsi que beaucoup de Secrétaire font appel à notre service pour avoir cette neutralité dans la rédaction. Etant extérieur à l’entreprise, nous savons prendre du recul sur les situations et les échanges des réunions afin de proposer un compte-rendu de réunion clair et précis.

La force d’A.S.E. est de toujours rester impartial et cela se ressent sur la rédaction.

2.  Respecter le délai de rédaction

D’après la loi Rebsamen, un projet de compte-rendu doit être transmis aux membres de la réunion sous un délai maximum de 10 jours ouvrés.

Contrairement aux pensées populaires, rédiger un projet de compte-rendu de qualité pour des CSE pouvant aller de 1 h à 8 h d’échanges entre les membres, prend du temps et de l’énergie.

Effectivement, c’est un vrai travail. Le travail de rédaction pour une synthèse standard (par exemple) est évalué de 3h de rédaction pour 1h de réunion.

Ainsi, l’erreur à ne pas commettre est de sous-estimer ce temps de travail.

Certains de nos clients ne pensaient pas que le travail de rédaction allait être si long et avait du mal à respecter les délais de 10 jours ouvrés de la loi Rebsamen. Alors, ils ont fait appel à nous pour se décharger de ce long travail, leur permettant de se focaliser sur leur rôle de Secrétaire et d’échanges avec les autres membres.

Par ailleurs, nos rédactrices sont formées pour faire ce travail, ce qui leur permet de rédiger des comptes-rendus de qualité en moins de 10 jours ouvrés. De plus, pour les demandes urgentes, il est même possible d’avoir ce travail de rédaction en moins de 48h.

3. Choisir le style et le type de compte-rendu adéquat

Plusieurs types de comptes rendus peuvent être choisis pour la rédaction de votre compte-rendu ou procès-verbal de CSE, CSSCT, CPS…

Il faut bien choisir votre type de comptes rendus pour correspondre à vos attentes. Lorsque vous avez besoin de relire un compte-rendu, si vous souhaitez la phrase exacte dite par l’une des personnes présentes à la réunion, alors il faudra choisir un compte-rendu intégral.

Si vous préférez avoir une synthèse des échanges et surtout les points importants du CSE, nous vous conseillons le type synthèse standard.

Le relevé de décisions est souvent utilisé en complément des comptes rendus intégraux et comptes rendus exhaustifs, pour avoir le sommaire des échanges et des décisions prises lors de la réunion.

Pour connaître le détail des 5 types de comptes rendus que nous vous proposons atriumse.com

image utilisé par rapport au lien Photo by Retha Ferguson from Pexels


Tuto Prise de notes

Astuces pour prendre des notes en réunion

 

Nous avons un service de rédaction de compte-rendu d’après audio et notes prises par le client. C’est pourquoi nous avons fait cet article, pour vous aidez à prendre des notes utiles pour nos rédactrices.

Il n’est pas toujours évident de prendre des notes au cours d’une réunion, surtout si de nombreuses personnes sont présentes à celle-ci.

Dans cet article, nous allons vous livrer nos astuces afin de garantir une bonne prise de notes qui facilitera la rédaction de votre compte-rendu.

Astuce n° 1 : Se préparer avant la réunion

Les personnes qui animent la réunion emploient régulièrement des termes techniques adaptés à leur secteur d’activité. Pour une personne extérieure, ce vocabulaire peut être déstabilisant. C’est pourquoi il est important de s’informer avant la réunion sur l’activité du groupe et de lire les documents fournis par l’entreprise s’il en existe. Grâce à cela, les termes évoqués ne vous seront pas étrangers et cela améliora votre compréhension.

Astuce n° 2 : Établir un plan de table

Il est indispensable d’inscrire sur une feuille les personnes présentes à la réunion en indiquant pour chacune leur nom, leur place et leur fonction. Cette étape facilitera la prise de notes, car vous aurez directement sous vos yeux les noms des personnes qui prennent la parole et le rôle qu’elles occupent.

Astuce n° 3 : Ne pas tout écrire

Au cours d’une réunion, beaucoup de paroles prononcées ne sont pas utiles pour la prise de notes. Le mieux, pour vous, est de seulement noter les informations qui vous semblent importantes et de les écrire en abrégé afin de gagner du temps. Dans la plupart des cas, les réunions sont enregistrées sous forme d’audio donc la personne rédigeant le compte-rendu aura toutes les informations secondaires. Il faut savoir bien écouter l’ensemble des informations émises et ne retenir que celles qui sont importantes.

Astuce n° 4 : Rester concentré

Les réunions peuvent parfois être assez longues et durer plusieurs heures. Toutefois, il faut rester concentré et être à l’écoute tout au long de la réunion afin de noter les informations évoquées. Pour cela, il est préférable de bien écouter et de les comprendre avant de noter quelque chose. Plus vous noterez d’informations, moins vous écouterez et plus vous vous épuiserez. Il ne faut pas oublier que les prises de notes vont aider la rédactrice à comprendre l’essentiel de la réunion. Il vaut donc mieux comprendre l’ensemble de l’idée évoquée pour ne pas avoir de problème d’interprétation par la suite.

Astuce n° 5 : Se relire après la réunion

Une fois la réunion terminée, la rédactrice ne dispose que de quelques jours pour rédiger le compte-rendu. Il est donc important que les notes prises durant la réunion soient complètes. Pour cela, nous vous recommandons de relire vos notes afin de compléter les blancs, de réécrire les passages peu lisibles, de rectifier certaines abréviations et enfin structurer les notes en dégageant des titres par exemple. Il vaut mieux effectuer cette tâche directement après la fin de la réunion lorsque vous avez encore toutes les informations en tête. Cela permettra une meilleure compréhension pour la rédactrice.

La prise de notes en réunion d’entreprises comme les CHSCT, CE, AG, CSP… est tout un art, c’est pourquoi nous proposons notre service de sténotypie et de prises de notes et enregistrement audio. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations complémentaires.

Nous espérons que ces quelques astuces vous aideront lors de prochaines réunions !

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